تقویم گوگل

همان ابتدا که از تقویم گوگل استفاده می کنید، به شما یک تقویم داده می‌شود، این تقویم به اسم شما و زیر عنوان تقویم‌های من (My calendars) می‌آید که در تصویر نشان داده شده‌ است. بنابراین اگر می‌خواهید از تقویم‌تان برای اهداف متفاوتی استفاده کنید، مانند مدیریت برنامه کاری خود، برنامه‌ریزی دوره‌های تمرکز بر زمان و برنامه‌ریزی یادآورهای مکرر، تنها یک مکان برای انجام این کار دارید.
اما هنگامی‌که تنها با یک تقویم کار می‌کنید، به تمام این موارد به طور مساوی رسیدگی می‌شود، یعنی نمی‌توانید به سرعت و به ‌آسانی، تکالیف غیر تکراری و مهمی را که برای آن روز دارید انجام دهید. برای جلوگیری از این کار یک تقویم جدید را برای هر بخش از زندگی خودتان ایجاد کنید که می‌خواهید در تقویم گوگل آن را پیگیری کنید. شما حتی می‌توانید به هر تقویم یک رنگ جدا اختصاص بدهید، تا انتخاب اینکه هر روز باید چه کارهایی انجام دهید ساده‌تر شود.

کاربرد های تقویم گوگل

1- جلسات با گروه‌ها را برنامه‌ریزی کنید

آیا تا به حال مجبور بودید جلسه‌ای را با چند نفر هماهنگ کنید و برنامه‌های شلوغی داشته‌اند؟ فهمیدن اینکه همه شما واقعا چه زمانی وقت آزاد دارید می‌تواند آزار دهنده باشد. خوشبختانه، تقویم گوگل در واقع دو ویژگی دارد که می‌تواند کمک بسیار بزرگی برای شما باشد: گزینه‌های پیدا کردن زمان “Find a time” یا زمان‌های پیشنهاد شده “Suggested times”

2- پیدا کردن زمان

پیدا کردن زمان “Find a time” روش دیگری است که به سرعت مشکل شما را حل خواهد کرد. برای استفاده از این ویژگی، گزینه‌ای کنار جزئیات‌ رویداد “Event details” وجود دارد، به نام پیدا کردن زمان”Find a time” که اگر آن را انتخاب کنید، برنامه‌های هر شخص را کنار روز جلسه موردنظر خواهید دید. وقتی زمانی را می‌بینید که هیچ یک از مهمانان‌تان درگیری ندارند، بر آن قسمت تقویم کلیک کنید تا زمان را پررنگ کنید و گزینه ذخیره “Save” را در بالای تقویم‌تان بزنید.

3- تنظیم جلسه

نکته تخصصی: شما همچنین می‌توانید از یک محصول رایگان استفاده کنید تا به راحتی و بدون رد و بدل کردن ایمیل، جلسات را برنامه‌ریزی کنید.

۳- با استفاده از تقویم گوگل جزییات رویدادتان را پنهان کنید

گاهی اوقات، جلساتی که میزبانی می‌کنید یا در آن‌ها حضور دارید، ماهیت حساسی دارند. اگرچه، به خاطر داشته ‌باشید که بستن در تنها راهی نیست که دیگران نفهمند که در جلسه چه می‌گذرد. بخش رویداد تقویم گوگل هم می‌تواند بیشتر از چیزی که مایلید، اطلاعات را برای دیگر افراد اداره نشان دهد.

برای اینکه مطمئن شوید در طول جلسات حساس‌تر، بیشترین حریم خصوصی را دارید، رویدادتان را بر روی گزینه خصوصی “Private” تنظیم کنید. این باعث می‌شود که هر شخصی که برنامه هفتگی‌ شما را می‌بیند، نتواند جزییات رویداد، نام جلسه، شرکت‌کنندگان در آن، پیوست‌ها و بقیه موارد را ببیند. به طور پیش فرض، عنوان عمومی رویداد مشغول”Busy” خواهد بود.

۴- گزینه (Google Hangout) را به رویدادتان اضافه کنید

آیا لازم است که یک ملاقات رو در رو از راه دور را به آسانی برقرار کنید، تنها بر روی لینک اضافه کردن تماس ویدیویی”Add video call” کلیک کنید و گوگل بخشی را برای استفاده شرکت‌کنندگان حاضر در رویداد شما تنظیم خواهد کرد.

۵- پیوست‌هایی را اضافه کنید

اغلب افراد در جلساتی حضور پیدا می‌کنند که ملزم هستند تا به یک سند مرتبط ارجاع کنند. شاید همه ما بر یک سند گوگل یا یک برگه گسترده پیچیده کارمی‌کنیم.

صرف‌ نظر از این موضوع، این بهترین راهی است که مطمئن شویم همه شرکت‌کنندگان حاضر در جلسه تمام چیزهایی را که لازم دارند، قبل از شروع جلسه در اختیار دارند تا مجبور نباشند در صندوق ورودی‌ به دنبال آن بگردند. تقویم گوگل می‌تواند در این کار به شما کمک کند و به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد را مستقیما به رویداد پیوست کنید تا مهمان‌ها آن‌ها را باز کنند و بررسی کنند.

۶- ساعت جهانی‌ را فعال کنید

آیا با هم تیمی‌هایی کار می‌کنید که در سرتاسر جهان زندگی می‌کنند؟ شاید فهمیدن زمان مناسب برای زمانبندی قرارها با آن‌ها برایتان مشکل باشد. خوشبختانه، شما می‌توانید با فعال کردن گزینه ساعت جهانی “World Clock” در تنظیمات تقویم گوگل‌تان این کار را انجام دهید.

۷- ساعت‌های کاری را فعال کنید

همه افراد از ساعت ۹ تا ۵ سرکار نیستند، اما ممکن است با افرادی کار داشته ‌باشند که در این ساعات کار می‌کنند. اگر یک برنامه کاری نامتعارف دارید که هیچ کدام از همکاران‌تان نمی‌توانند آن را به خاطر بسپارند، این ویژگی برای شما است.

ساعات کاری “Working Hours” گزینه‌ای است که به افراد هشدار می‌دهد که سعی نکنند شما را در جلسه‌ای قرار دهند که خارج از ساعات تنظیم‌شده شما در تقویم گوگل است. گزینه “Decline” را بزنید و بعد سازمان‌دهنده جلسات را دنبال کنید تا به آن‌ها یادآوری کنید در طول آن زمان در دسترس نیستید.

۸- ایمیل زدن به مهمان‌های رویداد

زمانی را به خاطر بیاورید که سعی می‌کردید به گروه بزرگی از افراد درباره رویدادی ایمیل بزنید؟ شاید شما سعی می‌کردید که یک سفر گروهی را هماهنگ کنید یا همه بدانند که باید لپ‌تاپ‌هایشان را به جلسه بیاورند. صرف‌نظر از این‌ها، فهمیدن اینکه چه کسانی واقعا به رویداد می‌آیند و اطمینان پیدا کردن از اینکه شخصی را فراموش نکرده‌اید، اذیت‌کننده است.

۹- موقعیت‌های مشخص جلسه را اضافه کنید

برگزاری یک جلسه بدون یک آدرس مشخص یا اتاق کنفرانس می‌تواند گیج‌کننده باشد. خوشبختانه، تقویم گوگل این ویژگی را دارد که می‌تواند همه این مشکلات را حل کند.

۱۰- از اعلان‌های دسکتاپ استفاده کنید

اگر شما تقویم گوگلتان را در صفحه‌ای روی مرورگرتان باز کرده‌اید، درست ۱۰ دقیقه به رویداد بعدی، هشدار تقویم گوگل ، انجام هر کاری را مختل می‌کند و کل صفحه‌تان را در بر‌می‌گیرد. هر کاری که انجام می‌دادید فراموش کنید، تقویم گوگل ناگهان با یک هشدار و یک صدای آزار دهنده در جلوی همه صفحات ظاهر می‌شود. این خیلی بد است.

خوشبختانه تنظیمی درتقویم گوگل وجود دارد که می‌توانید از آن استفاده کنید تا اعلان‌ها کمتر آزاردهنده باشند: اعلان‌های دسکتاپ “Desktop notifications”. در این صورت به جای مختل کردن کارتان، شما کادری را در گوشه سمت راست بالایی صفحه کامپیوترتان خواهید دید که نام رویدادی را که ده دقیقه دیگر است نمایش خواهد داد.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟

برای فعال کردن اعلان‌های دسکتاپ “Desktop notifications” در تقویم گوگل ، با استفاده از نماد چرخ دنده در گوشه سمت راست بالایی نمای تقویمتان، بر قسمت تنظیمات‌تان کلیک کنید. همانطور که در شکل نشان داده شده است تا قسمت تنظیمات رویداد “Event settings” پایین بیایید و بر روی صندوق اعلانات “Notifications box” کلیک کنید.

تقویم گوگل و اعلان ها

به صورت پیش‌فرض، اعلان‌های شما می‌توانند به عنوان هشدارها “Alerts” تنظیم شوند، که باعث می‌شود هشدار ده دقیقه‌ای هر رویدادی صفحه کامپیوترتان را تسخیر کند. در عوض، اعلان‌های دسکتاپ “Desktop notifications” را انتخاب کنید، به نمای تقویم‌تان برگردید و به طور موفقیت‌آمیزی اعلان‌های جلسه آرام‌تری را فعال خواهید کرد.

۱۱-زمان اعلان رویداد را تغییر دهید

در نکته قبلی، شما یاد گرفتید که چگونه اعلان‌هایی را که قبل از جلسه دریافت می‌کنید، ملایم‌تر کنید. اما آیا می‌دانستید که می‌توانید تعداد دقایق برای هشدار قبل از رویداد را تغییر دهید؟

نکته: در سمت چپ عدد ۱۰، شما می‌توانید اعلان‌ها “Notification” را به ایمیل “Email” تغییر دهید، اگر ترجیح می‌دهید که جلسات پیش رو را به جای اعلان دسکتاپ از طریق ایمیل دریافت کنید.

۱۲- قرار‌ها را تنظیم کنید

تا به حال به یکی کردن ساعات اداری فکر کرده‌اید، تا دیگر افراد شرکت بتوانند زمانی را برای ملاقات با شما بگیرند. شاید شما برای تنظیم ساعات جلسات، مشاوری پاره‌وقت و با زمان محدود باشید، یا بخواهید زمان‌هایی را که گروهتان می‌توانند با شما قرار بگذارند به زمان‌های خاصی از روز محدود کنید.

در هر کدام از شرایط بالا، به استفاده از “Google’s Appointment” فکر کنید.

“Google’s Appointment” به شما امکان می‌دهد تا زمان‌های خاصی از روز را در تقویم‌تان قرار دهید و بعد این زمان‌ها را از طریق لینک خصوصی تقویم با افراد منتخب به اشتراک بگذارید. وقتی این افراد بر روی این لینک کلیک می‌کنند، می‌تواند جلساتی را در زمان‌هایی که برایشان مشخص کرده‌اید با شما برنامه‌ریزی کنند.

اگر گیرندگان لینکتان زمانی را که می‌خواهند پیدا کنند، تمام کاری که باید انجام دهند انتخاب آن برای تعیین یک ملاقات خصوصی با شما است.

تقویم گوگل و ملاقات ها

اگر می‌خواهید کنترل بیشتری بر قرارهایتان داشته‌باشید، بر گزینه “More Options” کلیک کنید و شما به پنجره ای برده می‌شوید که در ادامه نشان داده می‌شود. بر روی صفحه قرارملاقات‌ این‌ تقویم “This calendar’s appointment page” کلیک کنید برای این که بتوانید به افرادی که تمایل به تنظیم قرار ملاقات دارند کمک کنید.

۱۳- تقویم‌های مورد علاقه‌تان را جست و جو کنید

آیا می‌خواهید مطمئن شوید که تعطیلات در کشورهای دیگر، برنامه تیم‌های ورزشی مورد علاقه‌تان یا زمان طلوع و غروب خورشید هر روز را دنبال می‌کنید؟ شما این تقویم‌ها و موارد دیگر را در نوار کناری سمت چپ تقویم گوگلتان پیدا خواهید کرد.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای جست و جو و اضافه کردن تقویم‌های مورد علاقه بر علامت مثبت (+) کنار افزودن تقویم‌همکار “Add a coworker’s calendar.” کلیک کنید، بعد جست و جوی تقویم‌های مورد علاقه “Browse calendars of interest.” را انتخاب کنید. از آنجا تقویم‌های که دوست دارید عضوشان شوید انتخاب کنید.

۱۴- یک نمای شخصی را پیاده‌سازی کنید

هنگامی که ابتدا تقویم‌تان را تنظیم می‌کنید، شما گزینه‌ای خواهید داشت که آن را در یک هفته، ماه، ۴ روز آینده یا به شکل یک صورت جلسه ببینید. گزینه ۴ روز”۴ days”؟ شما می‌توانید آن را با یک وقفه متفاوت در گزینه‌های “Custom view” تغیر دهید.

تقویم گوگل و نمای شخصی

شما همچنین می‌توانید تنظیمات سریع‌تر و کلی‌تری را در صفحه کاربری‌تان در سمت راست نمای تقویم‌تان ایجاد کنید. در کنار شکل چرخ دنده تنظیمات‌تان، شما به شکل پیش‌فرض کادری را می‌بینید که هفته week نام دارد. بر روی آن کلیک کنید تا فهرستی در زیر آن نمایش داده شود که می‌توانید نمای‌تان را بیشتر شخصی کنید، همانطور که در شکل زیر نشان داده شده‌است.

۱۵- تقویم خود را با دیگران به اشتراک بگذارید

اگر برای شرکت‌تان از “Google Apps” استفاده می‌کنید، همچنین می‌توانید کنترل کنید که چه کسانی تقویم‌تان را می‌بینند، چه می‌بینند، و اینکه آیا اجازه ویرایش آن را دارند؟ (اگر یک دستیار دارید، این نکته بسیار مهم است که به خاطر داشته ‌باشید). اگر دوست داشته ‌باشید می‌توانید تقویم‌تان را عمومی کنید.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای تغییر تنظیمات اشتراک‌گذاری‌برنامه‌هایتان، بر علامت مثبت (+) کنار تقویم مورد نظر کلیک کنید و بر گزینه تنظیمات و اشتراک‌گذاری “Settings and sharing” کلیک کنید، همانطور که در شکل نشان داده شده است..

۱۶- از میانبرهای صفحه کلید استفاده کنید

آیا می‌خواهید راحت‌تر با تقویم گوگل کار کنید. تقویم گوگل تعداد زیادی کلیدهای میانبر برای استفاده دارد، مانند:

• t نمای تقویم‌تان را به امروز تغییر دهید

• c یک رویداد ایجاد کنید

• q به سرعت یک رویداد اضافه کنید

۱۷- جلسات را با crm تان منطبق کنید

آیا به طور روزانه از crm استفاده می‌کنید؟ رفت و برگشت از تقویمتان به crm تان می‌تواند آزاردهنده باشد. در عوض، به تنظیمات crmتان بروید تا ببینید آیا گزینه یکپارچه‌سازی با تقویم گوگل موجود هست؟

18- استفاده از رنگ ها و یا پنهان کردن رویدادهای غیرضروری

شما می توانید از تقویم گوگل برای زندگی کاری، شخصی و متفرقه استفاده کرده و برای هر کدام یک رنگ در نظر بگیرید. همه ما در زندگی کاری خود برنامه ها و پروژه های داریم که برای آنها برنامه ریزی کرده ایم. همچنین زندگی شخصی مان نیز پر از اتفافات و رویداد هایی است که هرگز نباید به فراموشی سپرده شوند، علاوه بر آنها هر انسان، اهدافی را به صورت شخصی و جانبی دنبال می کند که به زندگی شخصی و کارش مربوط نمی شود. بنابراین می توانید برای هر کدام از آنها یک رنگ در نظر گرفته و این گونه آنها را تفکیک کنیم. ممکن است این رویداد های متنوع شما را سردرگم کند. بنابراین می توانید برخی از آنها که از اهمیت کمتری برخوردار است را پنهان کنید.

19- مدیریت جلسات

در این قسمت می توانید از ویژگی های کاربردی بسیار زیادی بهره ببرید. مثلا می توانید با استفاده از قابلیت خودکار مدیریت جلسات، در زمان هایی که جلسات مهم دارید از گوگل بخواهید که عبارت “مزاحم نشوید” را به تقویم شما در آن روز و ساعت اضافه کند، بنابراین همکارانتان در آن ساعت مزاحم شما نمی شوند.
و یا در زمان هایی که جلسات مهمی دارید و آن را در تقویم گوگل ثبت کرده اید، گوگل به صورت خودکار گوشی شما را به حالت سایلنت و یا همان بی صدا می گذارد.

20- به اشتراک گذاشتن تقویم ها

در مواردی که پروژه ای به صورت کاری و مشارکتی تنظیم می کنید و یا قصد دارید با دوستان و آشنایان خود به سفر بروید، تقویم را به صورت اشتراکی تنظیم کنید و آن را به صورت عمومی در وب سایت خود قرار دهید تا همه افراد از ملاقات ها و رویداد های آتی آگاه باشند.
علاوه بر این می توانید این تقویم را به اشتراک گذاشته و در مورد شرایط کاری و یا سفر خود نظر خواهی کنید. این گونه مسئولیت از روی دوش شما برداشته می شود و همه به یک میزان در آن دخیل هستند و هر فرد می تواند به صورت شخصی نظرات خود را بر روی ساعت و یا زمان و مکان آن اعمال کند.
بعد از مشخص کردن جلسه و میتینگ مورد نظر و وارد کردن اسامی افراد در آن، به صورت خودکار تمام اطلاعات شامل ساعت، محل برگزاری موضوع و … برای تک تک افراد ارسال می شود. علاوه بر این شما می توانید اسناد، فایل ها و مقاله های مربوط به جلسه را ضمیمه کنید تا تمام افراد جلسه از قبل به آنها دسترسی داشته باشند.